Um die ordnungsgemäße Ausführung seiner Tätigkeiten zu gewährleisten, benötigt ein Unternehmen viele spezifische Ressourcen, Methoden und Werkzeuge. Dazu gehört auch der Workflow, der ein unverzichtbares Element für das gute Funktionieren einer privaten, öffentlichen und sogar gemeinnützigen Organisation ist.
Was ist ein Workflow?
Dieses Wort wird im professionellen Bereich oft erwähnt, aber was bedeutet es wirklich? Workflow ist nichts anderes als eine Methode zur Definition eines Prozesses, der sich auf die täglichen Aktivitäten des Unternehmens bezieht. Es ist unter anderem eine Technik, die zur Ausführung einer Aufgabe verwendet wird. Ein Workflow besteht im Wesentlichen aus drei Elementen: dem Auslöser, d. h. dem Ereignis, das den Prozess auslöst, den auszuführenden Aktionen oder Aktivitäten und den spezifischen Bedingungen für deren Ausführung. Vor dem Einrichten eines Workflows ist es wichtig, die zu erreichenden Ziele, die beteiligten Akteure und natürlich die verschiedenen Schritte festzulegen.
Die wichtigsten Vorteile eines Workflows
Der Workflow ermöglicht es einem Unternehmen, seine Aktivitäten effizient zu gestalten. In der Tat ist es ein Weg, eine gute interne Organisation zu gewährleisten. Indem im Voraus festgelegt wird, wer was macht und wie die verschiedenen Phasen einer Aufgabe aussehen, wird eine gute Koordination innerhalb der Einheit eingehalten. Außerdem spart dieses Werkzeug viel Zeit. Jeder beteiligte Akteur weiß zu jedem Zeitpunkt, was er zu tun hat. Dadurch kann kein Zeitverlust entstehen. Andererseits fördern Workflow-Tools die interne Kommunikation und den Austausch von Dokumenten.
Ein Workflow ist für die Verwaltung von Produktinformationen unentbehrlich
Der Workflow kann für jede Art von Aktivität in einem Unternehmen eingesetzt werden, insbesondere für die Produktion und das Auftragsmanagement. Sie ist auch für die Verwaltung von Produkt- und Vertriebsinformationen unerlässlich. Dies ist das Projekt PIM oder Product Information Management. Es ist ein Element, das es erlaubt, diese Daten zu zentralisieren, besonders in den Fällen, in denen die Vertriebskanäle zahlreich sind. In der Tat ermöglicht eine gute Verwaltung der Informationen über die Angebote und deren Vermarktung, im Verkauf effektiv zu sein und alle Arten von Fehlern zu vermeiden. Das wirkt sich natürlich auf die Kundenzufriedenheit und -loyalität aus.
Workflow und PIM sind nur einige der Werkzeuge, die innerhalb eines Unternehmens eingesetzt werden müssen, um dessen Erfolg zu sichern.